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La nueva Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) es ya una realidad. Por un lado, el novedoso Capítulo X, que introduce en nuestro ordenamiento un conjunto de garantías de derechos digitales -derecho al olvido, desconexión digital, neutralidad o la educación digital, entre muchos otros-, y a falta de que el texto sea publicado en el Boletín Oficial del Estado, es importante tener en cuenta otros cambios que introduce el texto y cómo afectarán estas novedades en el día a día de las empresas. Entre éstas, pueden destacarse las siguientes novedades:

Denuncias internas

El texto legislativo recién aprobado sobre protección de datos introduce la posibilidad de que las denuncias puedan ser anónimas y obliga a aplicar importantes medidas de confidencialidad.

La información del denunciante, que conste en el espacio establecido por el protocolo de denuncias, únicamente se podrá mantener durante un máximo de tres meses. Una vez pasado este tiempo, los datos deberán ser trasladados a otro espacio y deberán pasar a ser anónimos.

Videovigilancia

Este tratamiento se podrá realizar siempre que la finalidad sea preservar la seguridad de las personas y bienes e instalaciones o control laboral. Las imágenes deberán suprimirse a los 30 días, salvo si se cometen actos contra la seguridad. En este caso, las grabaciones deberán ser puestas a disposición de las fuerzas de seguridad antes de las 72 horas desde el suceso. En caso de la videovigilancia de empleados, éstos siempre deberán tener información previa, expresa, clara y concisa.

Deber de informar

Se lleva a cabo una simplificación de las obligaciones de transparencia e información al afectado. En el sistema de información en dos niveles -que adquiere rango normativo-, se reduce el contenido mínimo del nivel básico frente a las recomendaciones de la guía publicada por la AEPD. Además, siempre se deberá indicar una dirección electrónica o medio alternativo para acceder de forma sencilla a la información.

Derecho de acceso

El artículo 13 recoge nuevas especificaciones en el derecho de acceso. De hecho, plantea la posibilidad de que se pueda crear un módulo en el que el titular de los datos pueda acceder a su información de forma remota, directa, simple y segura.

“Según explica el artículo 12.5 del RGPD, en caso de que el interesado repita este ejercicio en menos de seis meses -salvo que exista una causa legítima-, la empresa podrá optar por negarse a atender la solicitud o aplicarle un canon razonable, que la compañía deberá justificar”.

Derecho a la intimidad y uso de dispositivos digitales en el trabajo

Los trabajadores tienen derecho a la intimidad en el uso de los dispositivos digitales que la empresa ponga a su disposición.

El empresario solo podrá acceder a los contenidos de estos dispositivos para controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales y la integridad de los dispositivos.

Para ello será necesario que el empresario defina los criterios de utilización de estos dispositivos, elaborando al efecto el documento correspondiente (con participación de los representantes de los trabajadores en las empresas donde existan), debiendo ser informado el trabajador de dichos criterios (normalmente mediante entrega del documento y firma de su recepción).

Si se admite el uso privado de un dispositivo por un trabajador, además deberán especificarse en el documento los usos autorizados, las garantías para preservar la intimidad y la determinación de los periodos en que puede hacerse ese uso privado.

Derecho a la desconexión digital en el ámbito laboral

Los trabajadores tienen derecho a la desconexión digital fuera de su horario de trabajo, para garantizar el respeto a su tiempo de descanso, permisos y vacaciones, así como su intimidad personal y familiar.

Las modalidades que se establezcan de este derecho atenderán a la naturaleza y objeto del puesto de trabajo, potenciarán el derecho a la conciliación entre la vida laboral, personal y familiar y se sujetarán a lo regulado en los convenios colectivos, o en su defecto a los acuerdos con los representantes legales de los trabajadores.

La empresa, con audiencia de los representantes de los trabajadores, deberá regular la política interna para los trabajadores, incluidos los puestos directivos, sobre el derecho a la desconexión y sobre la formación y sensibilización para un uso razonable de las herramientas tecnológicas que evite la fatiga informática. Especial incidencia se hará en aquellos puestos de trabajo a distancia o desde el domicilio del empleado, cuando para ello se utilicen herramientas tecnológicas.

Derecho a la intimidad ante sistemas de geolocalización

Las empresas podrán instalar sistemas de geolocalización y tratar sus datos para el control de la actividad laboral, siempre dentro de la legalidad y previa información escrita a los trabajadores (y a los representantes de los trabajadores donde existan) de forma expresa, clara y concisa sobre tal medida, sobre las características de los dispositivos instalados y sobre los derechos de acceso, rectificación, limitación y supresión.

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